مدیریت زمان و بهره‌وری

مدیریت زمان و بهره‌وری

چند وقت پیش رفته بودم رادیو، برنامه روزنه، رادیو گفت و گو رفته بودم. در مورد این صحبت کردم که آقای دنیل پینک اومده کتابی نوشته به اسم “کی” یا به انگلیسیش when. که میاد آدما رو توی خلاصه خلاصه کتاب رو دارم بهتون میگم؛

میاد در مورد این صحبت میکنه که آدم ها به چند دسته تقسیم میشن و میزاردشون به دو، سه گروه مختلف که یکیشون آدمای شب زنده دارن که اصطلاحا بهشون میگه گروه جغدها و یا سحر خیزان که بهشون میگه گروه پرستوها. حالا چرا این تقسیم بندی زمانی رو انجام داده؟

به این دلیل که میاد میگه آقا زمان ما در طول روز به سه بخش مختلف تقسیم میشه. قله ی صبحگاهی، دره ای بعد از ظهر و احیای عصرگاهی. اونای که سحرخیزن و صبح خیلی زود بیدار پا میشن یعنی اونای که زور می خوابن و از اون ور زود بیدار میشن، گروه پرستوها.

تو قله ی صبحگاهی مثلا اگر ساعت ۷ صبح در نظر بگیریم بهتره که کارای دقیق ترشون رو، خیلی تحلیلی ترشون رو انجام بدن. جلسات مهمشون رو صبح بزارن و کارای که یه ذره زیاد توجه به تمرکز خاصی نداره رو بزارن واسه ساعت ظهر و اینا.

چرا گفته قله ی صبحگاهی و دره ی بعد از ظهر و احیای عصر گاهی؟ به این دلیل که صبح انرژی خیلی زیادی داره اون آدم، بعد از ظهر مثلا حدود ساعت ۱۲ تا ۱۶ اینا انرژیش کم میشه و عصر دوباره انرژیش میاد بالا. آدم های هم که حالا شب زنده دارن، مث من که معمولا ساعت ۲۱ شب حدودا انرژی من آروم آروم شروع میکنه به بالا رفتن.

ساعت ۲۳ تا ۲۴ شب دیگه باطریم پره تا ۵-۶ صبح فول انرژیم.

اگر صبحش جلسه ای نداشته باشم می تونم تا ساعت ۱۰ صبح فرداش ادامه بدم بیداریم رو و به کارام با انرژی و تمرکز عالی برسم. خیلی مهمه که شما بدونید ساعت بیولوژیک بدنتون توی کدوم تایم اثر بخشی بیشتری داره، یا بهره وری بیشتری داره یا تمرکز بیشتری دارین.

آدم های هستید که اگر صبح زود بیدار بشید انرژیتون زیاده یا نه اگر شب بیدار بمونید. قاعدتا توی این چند سالی که زندگی کردید می دونید که دیگه اگر من شب بیدار باشم خب خروجیم بهتره، ممکنه پروژه ام رو بهتر انجام بدم، کتاب بهتری بخونم، کتاب رو با تمرکز بهتری بخونم.

اینجور مواردی که نیاز به تمرکز داره. اگر آدمی هستید که خب صبح ها راحت ترید که کارای که نیاز به تمرکز داره رو بندازید صبح. این یک پیش درآمدی بود که بریم سمت بیشتر بحث مدیریت زمان رو مطرح بکنم به این دلیل اینو گفتم که خب خیلی از آدما میرن کتابای مدیریت زمان متفاوتی رو می خونن یا محتواهای که توی اینترنت هست رو می خونن، بعد می بینن اونجور که باید و شاید روشون اثر نداره. خب توی ویس قبلی هم گفتم شما باید هر چیزی رو که یاد میگیرید شخصی سازی کنی.

حالا توی بحث مدیریت زمان هم باید شخصی سازیش بکنید. یه سری افراد که کارمندن که هیچی، تایمشون رو یه بخش بزرگیش رو بر اساس ورود و خروجی که به اون محل کار دارن باید مدیریت کنن.

یه سری از افراد هم هستن که فریلنسرن یعنی آزاد کارن و تایم زندگیشون دست خودشونه. می تونن مدیریتش بکنن. بریم سراغ یه سری بحث های مهم تر و در نهایتا احتمالا من توی گام آخر به شما یه سری دیتیل های اجرایی بدم که ببینیم برای شما کدومش کاربردی تره. یه سری مواردی رو من اینجا نوشتم. یه نکته ی مهمی که وجود داره اینکه، الان این چیزای که بهتون میگم رو درسته یادداشت برداری می کنید ولی مدلش رو باز من تکرار می کنم که شخصی سازیش بکنید یه سری از موارد رو من میگم یه سریاشو خودتون پیاده سازی بکنید همین الان که دارید ویس رو گوش میدید.

یه نکته ی وجود داره که اصلاحش رو من میگم سارقان زمان یا راه زنان زمان. توی چند تا بخش گنجونده میشه. اینجا نوشتم که دیگران یا سایر افراد و وسایل ارتباطی و سرگرمی. دیگران مث اینکه مثلا یکی از دوستاتونزنگ میزنه میگه بریم پارک حوصلم سر رفته، بیا بریم یه کاری با هم دیگه انجام بدیم یا اصلا یه کاری رو به شما زنگ میزنه میگه واسه من این کارو انجام میدی؟

یا اصلا نه، هیچ کدوم از اینا نیست. زنگ میزنه به شما می خواد ۱۰ دقیقه ۱۵ دقیقه یا ۲۰ دقیقه با شما صحبت بکنه. اینا چین؟ کسانی هستن که دارن زمان شما رو راه زنی میکنن. این رو برای چی باید بهش توجه بکنید یا سایر مواردش رو هم که شاید توی زندگی شخصیتون پیش اومده باشه و روتون نشه به دوستتون بگید که الان کار دارم رو حتما بنویسید که راجبش بعدا ویس های تکمیلی تر رو میدم که بتونید به طور اثر بخشی ازشون استفاده بکنید.

راجب مسائل سرگرمی هم من نوشتم موبایل، تلفن و تلویزیون. حالا خیلیامون شاید تلویزیون نمی بینیم. من به شخصه شاید ۸ سالی هست که تلویزیون نمی بینیم با اینکه هشت سال سابقه کار توی استادیو دارم. اون زمانی هم که اونجا کار میکردم هم نگاه نمیکردم. نمی دونم چرا؟ برام جذاب نبوده. حداقل محتوای که توی این چند سال گذشته تولید میشد برام جذابیت خاصی نداشته. موبایل هم، خود موبایل کلا سارق زمان، چرا؟ چون شما وقتی موبایل میگیرید دستتون یهو یه پیامی میاد، یه نوتیفیکیشنی از تلگرلم، اینستاگرام یا… اینقد هم ماشالله راه های ارتباطی زیاد شده که اینا هر کدومشون سبب حواس پرتی میشه.

اینای که دارم بهتون میگم یک پیش مقدمی هست تا برسم جلوتر و بگم که اصلا چرا راجب این مسائل داشتیم اشاره میکردیم و چطور اون مدیریت زمانه رو برای خودمون پیاده سازیش کنیم. من توی یادگیری هم گفتم، مسئولیت پذیری توی یادگیری خیلی مهمه. دوباره اینجا توی مدیریت زمان هم مسئولیت زمانی که شما توی زندگیتون دارید باز به عهده ی شماست. چرا اینو میگم؟ شاید حالا یکی از دوستاتون که بهتون زنگ زد بگه بابا دو دقیقه باهات کار دارم! ببین هیچ کاری نیست که دو دقیقه باشه. اصلا شروع میشه به صحبت کردن چند دقیقه فقط برای احوال پرسی میگذره و ما ایرانی ها هم که عادت داریم ۱۰ دقیقه فقط داریم با هم دیگه حالت چطوره و کجا بودی و چه خبر بحث میکنیم.

حالا یه دوستی داشته باشی با انضباط بالای که بیاد فقط در مورد اون موضوع خاص باهات صحبت بکنه که خب این ها هم خیلی آدم های استثنای هستن که خیلی کم میشه پیداشون کرد. پس مسئولیت زمان هم به عهده ی خودتونه. یه سری نکته من میگم.

من اینجا نوشتن که سپر مقابله با سارقان زمان، حالا می خواستم بنویسم شمشیر جهاد با راه زنان زمان، گفتم حالا این یکم ساده تر هست. ببین به کسی که بهتون میگه برام یه کاری رو انجام بدید بهش گفتید که باید به شما و اون خلوتی که دارید احترام بزاره؟

ببین این احترام به شما از سمت دیگری نتیجه ی چی هستش؟ نتیجه ی این هستش که شما به خودتون و زمان خودتون، خودتون احترام میزارید.

تا زمانی که شما خودتون اون کار رو برای خودتون انجام ندید دیگران هم اهمیت و ارزشی قائل نمیشن. حالا شاید شما بگید آقا خواهرم اومده برادرم اومده، رفیق صمیمیم اومده اگه بهش بگم برو ممکنه ناراحت بشه، خب اینجا اون مهارت ارتباطیه خیلی کمکتون میکنه ولی می تونید بهشون بگید که ببین من الان دارم کاریو رو انجام میدم مثلا ساعت پنج بیای با هم صحبت بکنیم یا مثلا بگی برو نیم ساعت دیگه بیا چون اگه الان اینجا باشی من تمرکزم بهم میریزه. یا اگه توی خونه ی خودتون در حال انجام کاری هستید روی یه کاغذ یا از استیکر استفاده کنید و روش بنویسید که در حال انجام کار یا نیاز به تمرکز دارم.

خب اگه توی خونه هستید می تونید در مورد این مسئله با سایر اعضای خانواده صحبت کنید تا با این اخلاق و انتخاب شما آشنا بشن و بدونن که وقتی برچسپ قرمز زدین به در اتاق یعنی اینکه کسی نیاد توی اتاقو تمرکزتون رو بهم نریزه و این مستلزمه اینکه یه مدت زمانی بگذره تا متوجه بشن. شاید حتی یه تیکه هم بهت بندازن که بابا چه خبرته؟

کلاس نزار برامون، بابا خانم دکتر، آقا دکتر. شما باید بدونید که اینا یه سری چیزای طبیعیه که وقتی شما تصمیم میگیرد باید بدونید که یه سری از اتفاق های هم براتون میفته و اشکالی هم نداره به نظر من. وقتی شما شروع میکنید به مدیریت زمان، قطعا دیگران هم از شما یاد میگیرن.

راجب مثلا مسائل ارتباطی کاری که خود من کردم حدودا دو، سه ماه یه عکسی طراحی کرده بودم واسه تلگرام و واتساپ که زمان پاسخ گویی به شما بین ساعت ۲۰ تا ۲۳ می باشد. اوایل یه سری از بچه ها میگفتن برو بابا، چه کاریه؟ یعنی می خوای بگی سرت خیلی شلوغه؟ می خوای واست منشی بگیریم؟ این چیزا خیلی طبیعیه چون شما می خواید بهبود بدید شرایط زندگیتون رو.

این مسئله مدیریت زمان برای زندگیتون نیست برای شغلتون هم هست، چون شما الان توی دوره ای مسیر شغلی دارید قدم میزنید و این دوره، دوره ی مسیر شغلی هست. پس اگر مدیریت زمان رو توی زندگی شخصیتون بتونید به بهترین نحوه ممکن انجام بدید به بهترین نحوه ممکن برای خودتون. ممکنه توی کتاب های دیگه ای هم مدل های دیگه ای هم وجود داشته باشه از اون چیزی که شما بهش رسیدید. اما چه چیزی برای روح و روان و جسم شما پاسخ گو هست باید اون رو بهش بپردازید.

این هم راجبه اینکه توی سوشیال مدیا مدیریت بکنیم تاین خودتون رو و دیگران بدونن که چه زمانی به شما پاسخ بدن یه نکته بگم این مسئولیت پذیری لازم داره. چرا؟ چون وقتی که یه نوتیفیکیشن میومد واسه من، دو سه روز اول هی چک میکردم ببینم کی چه پیامی داده. بعد رفتم حتی نوتیفیکشن ها رو هم بستم یعنی از صبح که پیام میومد هیچ کدوم رو باز نمیکردم، خب و توی اون بازه ی سه ساعته بهشون پاسخ میدادم. مگر افرادی که خیلی کار واجبی داشتن اگر تماس میگرن بهشون پاسخ میدادم.

کار واجب هم قبلش بهشون گفته بودم که اگه کار واجب داشتی یه پیام بزار کار واجب وقتی زنگ زدی بهت جواب میدم. یه نکته ی دیگه ی که راجب به سارقان زمان گفتم اینکه شما باید مهارت ارتباطی خودتون رو توی هدایت کردن بحث برای اینکه تعاملتون اثر بخش باشه پیدا بکنید.

جطوری؟ توی اون موضوعی که داره باهاتون مطرح میشه توی همون موضوع متمرکز بمونید یعنی اگر داره در مورد ماشین خودش صحبت میکنه در مورد ماشین خودش صحبت بشه اگر یک سوالی توی اون خصوص داره. اگر توی یه حوزه ی خاص قاطعیت داشته باشید یا نزارید که بحث همین جوری پیش برید مثلا طرف میاد میگه ماشینم فلان بعد یهو میاد میگه یهو دوستم فلان بعد یه سری راجب به مسائل روز صحبت میکنه یا راجب اتفاق های که دور ورش داره میفته صحبت میکنه.

بعد میبیند بحثی که قرار بوده توی ۵ دقیقه تموم بشه یهو دیدید چند ساعت گذشته، شما هم نتوستید به کارتون برسید، هم از اینکه کلی ار حرف های که شنیدید و به دردتون نخورده و هم از اینکه خسته شدید کلافه شدید و باید یه ساعت خودتون استراحت کنید تا فرش بشید و مثلا باز هیچ تضمینی وجود نداره بعد از اینکه استراحت کردی و فرش شدی باز یه دوست دیگتون بهت یه مسیج نده و زنگ بزنه و انرژیتون رو ازتون نگیره.

ببین این مسئولیت پذیری رو روش تاکید میکنم بخاطر اینکه باید یاد بگیرید نه رو بیارید واسه یه سری افراد و یه سری کارا تا بتونید یه سر کارای بهتر و اثربخش تری واسه زندگی خودتون انجام بدید.

مثلا اگر یکی اومد در مورد یه موضوعی صحبت کرد که شما وقتش رو نداشتید بهتر بگید که اره خیلی موضوع جذابیه اما من الان نیاز به استراحت دارم، اما من الان نیاز به تمرکز دارم و..خیلی مهمه که بله، اما رو یاد بگیرید تکنیکش رو پیاده سازی کنید بخ روش های که فک می کنید خودتون پاسخ گو هست و محترمانه و این محترمانه بودنش خیلی مهمه که اینا همش توی مهارت های ارتباطی و ارتباطات موثرگنجونده میشه و به مرور دستتون میاد که چه جوریه؟ برسیم به بحث اولویت ها. وقتی یه کاری عقب میفته این نشون میده که این کار نیاز به مدیریت زمان داره مثلا شما می خواید یه کتاب بخونید بعد میگید یه ساعت دیگه می خونم، چهار ساعت دیگه می خونم بعد می بینید که چهار ماه گذشته و شما هنوز یه صحفه از اون کتاب هم نخوندید و این نشون میده که من نیاز به مدیریت زمان بهتری دارم.

حالا مثال کتاب خوندن رو براتون زدم چون احتمالا نیاز به مدیریت زمان دارید تا بتونید کتابای که بهتون معرفی شده رو بخونید.

ببینید یه تایمی رو مشخص بکنید بگین که من یک بازه ی زمانی نیاز دارم برای همین مسئله کتاب خوندن. مثال خودم رو میزنم، سوالی که زیاد از من پرسیده میشه، حالا مدل کتاب خوندنم رو نمیگم ولی چون اینجا نمیگنه و خودش یه بحث دو، سه ساعتیه ولی مدل مدیریت زمانی خودم رو برای بحث کتاب خوندن میگم.

واسه خوندن کتاب برای خودم یه تایمیرو برای کتاب خوندن مشخص میکنم در طول روز مثلا میگم ۱۲ تا ۱۴٫ توی این تایم یه بازه ی ۹۰ دقیقه ی رو در میارم خب که ۲ ساعته دیگه اون ۱اسعت و نیمش رو کار اثربخش انجام میدم و نیم ساعتش رو هم استراحت میکنم برای همین میگم ۱۲ تا ۱۴٫ ساعت ۱۲ میشینم پشت میزم، خیلی حرفه ای، مث یه دانشجوی واقعی و توی اینستاگرام خودمم یه پست گذاشتم نحوه ی مطالعه کتاب اثربخش چه جوریه.

ساعت ۱۲ یه تایم یک ساعت و نیمه رو توی گوشیم ست میکنم و گوشیم رو کامل سایلنتش میکنم و صحفه اش رو برمیگردونم و از خودم دور میکنم و بعد از یک ساعت و نیم متمرکز کتاب خوندن این شروع میکنه به آلارم دادن و من متوجه میشم که آره این تایمم تموم شد و حالا که یک ساعت و نیمم تموم شد نمیرم گوشیم رو بردارم و برم اینستاگرام ببینم کی چه پست جدیدی گذاشته و اینا و ببینم فلان جا چه اتفاقی افتاده و کیو لایک بکنم.

میرم ۲۰ دقیقه تا نیم ساعت استراحت میکنم مثلا میرم دراز میکشم تا ذهنم آزاد بشه یا به چیزای مختلف فکر نمی کنم و اجازه میدم تا اون اون مطالعه ی که انجام دادم رسوب کنه توی ذهن خودم. این یه روش مدیریت زمانه که باید شخصی سازیش کنید من خودم رو توی بازه ی ۹۰ دقیقه ای قرار میدم.

مدیریت زمان روش ها و ابزارهای مختلفی داره که بخوام خیلی ساده و کاربردی بهتون بگم، نمی خوام برم سراغ مدل های مختلف بگردم. شما بیا تست بکن مثلا اگر گرافیست هستی و می خوای یه پست طراحی بکنی، یه پست گرافیکی ۰ تا ۱۰۰ش نیم ساعت ازت زمان میگره، پس شما بیا روزانه توی زمان خودت یه نیم ساعت رو قرار بده یعنی اگر قراره چهار تا پست رو طراحی کنی چهار تا نیم ساعت لازم داری یعنی تایمرت رو چهار تا نیم ساعت ست بکنی که بتونی انجامش بدی.

حالا برای چیزای مختلف هم شما باید مدلش رو پیدا بکنید دیگه. اگر نمی دونید چه کاری چقد زمان میگیره، خب کارای اجرای معمولا از نیم ساعت تا چند ساعت حتی تا چند روز هم زمان بگیره ولی خب اگر که اون کاری رو بخوای خوردش کنی به بازه های کوچیک کوچیک هم اثربخش تر میشه هم کیفیت کارتون بالاتر میره توی هر چیزی.

خب یه تایمر بزار کنار خودت ببین وقتی یه کاری رو شروع میکنی ببین چقد ازت زمان میگیره. اینا بهت کمک میکنه که مدل ذهنی و بازه های زمانی که مهارت اجرایتون نیاز داره رو پیدا کنی و جلوتر بتونی اینو توی تایم شیت روزانتون برنامه ریزی بکنید. حالا برنامه ریزی روزانه چه جوریه؟ برای خود من که معمولا اینجوریه هر روز برنامه روز بعدم رو مشخص کردم.

شما می تونید شب قبلش، روز قبلش بستگی به مدل خودتون داره، برنامه ۲۴ ساعت بعد خودتون رو بریزید که از خواب بیدار شدید بدونید که باید چیکار کنید و به اون برنامه ریزیه متعهد باشید.

حالا اون برنامه ریزیه، قبلش تست رو زدید که هر کدوم از کاره چقد زمان لازم داره و مثلا اگه بخوا یه جلسه بری نیم ساعت قبلش باید آماده بشی در نظر بگیری و نیم ساعت برای برگشتت و میری که دو ساعت توی جلسه باشی، سه ساعت زمان رو برای از شروع تا پایان اون جلسه رو توی دفترت بنویس. این کاریه که خود من انجامش میدم و کاملا اثربخشه و هر بار هم بنویسش.

چرا؟ چون هر بار که کاری که انجام دادی رو بنویسی هم ذهنت تخلیه میشه و هم کاری رو که انجام دادی و روش خط کشیدی حس و حال بهتری هم خودت پیدا میکنی. بعد از اینکه اینا رو نوشتی خیلی مهمه که بتونی اولویت بندیش بکنی، اگر بخوایم جوهره مدیریت زمان رو بگیم اینکه کارهای مهممون رو در اسرع وقت انجام بدیم. حالا اگر کارهای مهممون رو بخوایم شاخص بزاریم و خط کش بزاریم که اون کار مهمه چیه؟ من معمولا میگم اون کارای رو باید انجام بدیم که اگر سریع انجام ندیم فرصت انجام دادنش از بین میره و یه جور دیگه هم میشه نگاش کنی اینکه اگر من چه کاری رو انجام بدم سود بیشتری نصیبم میشه.

حالا این سوده می تونه هر چیزی باشه و اون سوده رو خودت می تونید توی ذهنتون تفصیر کنید و معنا ببخشید و اون چه کاریه که من هر چی دیرتر انجامش بدم ضرر کمتری برای من ایجاد میکنه. یه چیز دیگه هم فراموش نکنید اون چیزی که باید انجامش بدید و وظیفس با اون چیزی که دوست داریم متفاوته. مثال: باید برم سر کوچمون میوه بخرم چون مهمون داریم ولی توی این بازه زمانی دوس دارم کتاب بخونم. اون بایده اولویت داره به چیزی بهش علاقه دارم.